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名刺はもう一つの自分の顔であり、本人の記録として後々まで残るカードです。ビジネスの関係を築く最初の場にはなくてはならないものなので、自分の名刺も受けとった名刺も大切に管理し、ビジネスチャンスに活かしましょう。

■ 名刺の出し方の心得 ■

  • ・先に紹介された人から相手に差し出します
  • ・上司 先輩と同行した時は自分は後で出します
  • ・姿勢を正してきちんと挨拶します

■ 基本のルール ■  (他人紹介の場合と同じです)

  • ・訪問した時と招待された時は年齢立場にかかわらず自分から出します
  • ・年少者から年長者にだします
  • ・目下又は部下から先に出します

■ 名刺の準備 ■

  • ・出かける前に必ず名刺入れをチェックし、常に10枚は入れておきます
  • ・名刺を切らすことのないよう、予備の名刺は、早めに注文しておきます
  • ・汚れたり折れた名刺を渡すのは大変失礼なことです。しっかりした名刺入れを持ちましょう
  • ・デスクには、受け取った名刺を管理するファイルやホルダーを用意しましょう
  • ・その時、日付け 用件 場所 第一印象や特徴を書きこんでおくと後日の参考になります
  • ・とっさの時にもすぐに取り出せるように名刺入れは、ジャケットの内ポケット又はワイシャツ(男性)のポケットに入れて持ち歩きます

■ 名刺を渡す ■

  • ・面会の場で最初のあいさつを交わす時に名刺交換をします
  •    「はじめまして。OO社のXXと申します。 よろしくお願いします。」
    と自分の会社名と名前を名乗ってから 会釈して両手で持って渡します
  • ・目上の人から先に差しだされた場合は、相手の名刺を受けとってから
  •   「申しおくれました。OO社のxxと申します」
  •   といって差しだします
  • ・名刺の正面を相手に向け、名前の文字に指がかからないように両手で持ちます
  • ・名刺は、常に胸の高さで扱い腰から下で扱いません
  • ・椅子に座ったままやテーブル越しに差しだすのはタブーです
  • ・相手が名刺を出したら右手で自分の名刺を渡しながら相手の名刺を左手で受け取ります
  • ・相手が複数の場合は、役職が上の人から渡し、こちらが複数の場合は、上司が名刺交換してから続いて差しだします

□ 名刺を受ける  □

・相手から受け取った名刺は、両手で胸の高さにもって目を通し、相手の顔と名前 役職を覚えます

・相手の名前の読みにくい名前や漢字の時には

 「失礼ですが、何とお読みすればいいでしょうか」

 「どのようにお読みすればよろしいでしょうか」

  と確認しても失礼にはなりません。その場で確認しておきましょう

・受け取った名刺は、商談のテーブルの上に置くか、相手がしまったら自分も名刺入れにしまってもかまいません

・くれぐれも、落としたり忘れたりすることのないように気をつけましょう

・相手が複数の場合、商談中はテーブルの右上に置いてもかまいません

・相手が座っている順において名前を覚えるのも一つのテクニックでしょう

・途中で席を立つ場合は、必ず名刺入れにしまいます

・テーブルの上に置いたままにするのは失礼になります。 また、無造作に書類や手帳に挟むのは失礼ですし、落したり紛失の原因になりやすいものです

  • ・最近では、名刺交換のときに
  • 〇 自分の名刺を名刺入れに乗せて差し出す
  • 〇 相手の名刺も名刺入れの上で受け取る
  • 〇 商談中、相手の名刺を名刺入れの上に乗せてテーブルの上に置く
  • という人が増えています。 相手の名刺を大切に扱う心づかいでしょう
  • 注意!同時交換の場合は片手で失礼いたしますと言って差出します。自分の名刺が相手の名刺より高くならないように、いただいた名刺より少し下げて渡します

■ メールのマナー ■

現代は、仕事でメールで連絡をとりあうことは欠かせません。SNSを利用すろこともあります。ただ、届いた連絡事項に「いつ」「どのように」返信するかを悩む人が多いようです。相手が不快な気持ちにならないように心遣いが必要です。

□ 受信 □ 

  • ・丸一日たっても返事がない場合、送った相手は不快 不安に感じることがあります
  • ・ビジネスチャンスや大切な人との関係がフイになってしまうことがあるかもしれません
  • ・すぐに返事や結論を出せなくてもメールを受け取ったこと、返事や結果を回答できそうな時期を書いて返信しておくと相手に親切です

■ 返信 ■

  • ・最初の返信メールは件名を変更せず「 Re: 元の件名」の形にしたほうが相手には一目瞭然で分かりやすいでしょう やりとりを重ねるうちに内容が変わったら件名も変更します
  • ・本文の最初に相手の会社名と名前を書きます
  • ・数行あけて「お世話になります。 株式会社△△の○○です」などと自分の会社名と名前を書きます。この場合お互いの肩書きは省略してもかまいません
  • ・型通りの時候の挨拶は不要で一言添える程度でかまいません
  • ・文章の内容は曖昧な表現は避け、簡潔にまとめましょう
  • ・返信は、受け取ったメールの全文引用して返信するか、相手や状況によって部分引用でポイントを簡潔に記すほうが分かりやすいことがあります
  • ・受けとったメールにCC: ○○様と当事者以外の名前があれば「全員に返信」ボタンを押して内容を共有します

■ SNS ■

  • ・最近はメールの代わりにSNSで情報や連絡をとりあう機会がふえました
  • ・設定によっては自分と相手以外にも情報が見えてしまう可能性があります。事前にお互いの設定を確認しておきましょう
  • ・SNSは、メッセージを確認すると相手に「既読」が通知されます。必要がなければ返信の必要はありません